الإنتاجية ليها تعريفات ومدارس مختلفة، لكن لو هعرفها تعريف واحد شامل فهي ببساطة: إنك تعمل الحاجة بأحسن شكل ممكن بأقل الموارد الممكنة.
كتير مننا ممكن يكون بيشتغل كتير بس بيحس إنه مش منتج وبيدخل في دايرة جلد ذات وإحباط، وده بيحصل لما الأهداف مش بتكون واضحة و لما مايكنش في أسلوب وأدوات نقيس بيها إنتاجيتنا.
في الحقيقة مفيش حد بيتولد منجز أو productive بطبيعته وكذب اللي قال غير كدة. هي مهارة بيتم تطويرها مع الوقت والتدريب، وجزء أساسي من القدرة على الإنجاز تبتدى بإنك تعرف انت عاوز إيه، وعاوز تكون خلصت إيه، وإيه مقياس نجاح اليوم، أو الشهر أو السنة أو المهمة بالنسبة لقدرتك انت حاليا ومكانك الوظيفي أو التعليمي، مش بالنسبة للمفروض عموماً أو في المطلق، وده خاصة في البداية.
عشان أحدد أنا عاوزة إيه وإية هي مقاييس النجاح بالنسبالي، بقيت باتبع ال٣ خطوات دول في التفكير:
١. بحدد هدف عام وأهداف تنفيذية
الهدف العام بيبقى هدف كبير ممكن أستمر سنين في تحقيقه، والهدف ده بيكون متعلق بمساحة معينة من حياتي، يعني بيكون في هدف عام في حياتي الشخصية وهدف عام تاني لحياتي المهنية وهكذا.
الأهداف التنفيذية بتتغير على المدى القصير وهي بتخدم الهدف الأساسي وبعتبرها مقياس نجاحي في تحقيق الهدف العام، وكل هدف عام بحدده بيكون له مجموعة من الأهداف التنفيذية اللي بتخدمه.
في بداية أي مرحلة جديدة، بقعد لمدة ساعة لوحدي علشان أحدد أنا عاوزة أطلع بإيه من المرحلة دي، وبعدين بصيغ الهدف العام بشكل واضح، وبعد كدة بصيغ من 3-5 أهداف تنفيذية بشكل محدد ومفصل ومش أكثر من كدة علشان أكون واقعية وأقدر أحققهم.
خلينى أدي مثال:
هدفي العام في حياتي الشخصية لسنة 2018: صحة، تعاطف، خدمة، وتعلم.
وده اتحول في شكل الأهداف التنفيذية كالآتي:
- اخذ بالى من جسمي من خلال لعب الرياضة على الأقل 3 مرات في الأسبوع، وأركز إني آكل أكل صحي ٣ أيام في الأسبوع وأصحى بدري ٤ أيام في الأسبوع.
- إنى اعمل حاجة بتضيف لشخص ما بشكل يومي حتى لو بسيطة (زي إنى اطمأن على خالة والدتي مثلاً)
- إنى احتفل بنفسي لوعملت حاجة صح وأسامح نفسي واتعامل معاها على أنها صديقة لو قصرت (عشان كان عندي مشكلة في جلد الذات)
- اتعلم حاجة جديدة كل يوم في شغلي أو في العموم
٢. بحدد الأولويات
وده مهم جدا عشان الواحد بيكون عاوز يعمل حاجات كتير، بس لازم نكون واقعيين ونحط أهداف محدودة وقابلة للتنفيذ وبعدين نزود لو قادرين، وعشان مايكنش كلام على ورق، يفضل طباعة أوكتابة الأهداف التنفيذية دي على ورقة وتعليقها في مكان واضح والرجوع لها بشكل شهري.
٣. بتابع التطورات أول بأول
بخصص ١٥ دقيقة شهريا لمراجعة التطورات، بشوف إيه اللي حصل فيه تطور وليه، ولو في حاجة ممكن تتشال أو تتعدل، بشوف كمان كل حاجة بتاخد وقت قد إيه.
إعرف إن الطريقة دي مش قرآن ولكن طريقة من عشرات الطرق هدفها إنك تحدد معيار النجاح بالنسبة لك قبل ما تبتدى.
طيب، حددنا الهدف العام والأهداف التنفيذية؟ إزاي بقى ننفذ كل ده عملياً في وجود كل الضغوط اليومية، وإزاي نكون أكثر إنتاجية؟
بالنسبة لي ده بيترجم في شوية أنشطة بسيطة وواضحة:
٤. بكتب قائمة مهام لليوم بطريقة الـ١-٣-٥
بخصص ٥ دقايق في بداية كل يوم لكتابة ” To-do List” أو قائمة مهام، و التخصيص هنا بمعنى إنك تحجز ميعاد ثابت في ساعة محددة وماتسبش الموضوع للصدفة. أنا بكتب قائمة المهام بتاعتي قبل ماببص على الإيميلات وحتى قبل ما بروح الشغل، ولو أمكن، في الطريق، أو ٥ دقايق في نهاية اليوم لمراجعة التطور. وبستخدم نفس الكراسة للسنة عشان مانساش حاجة (في أدوات كتير أونلاين و أوفلاين لده زي Google tasks، Dots planner، و غيرهم)
من أحسن الطرق لكتابة قائمة مهام لليوم هي أسلوب ال ١-٣-٥، وده معناه إن الواحد يحدد مهمة واحدة كبيرة ممكن تأخذ ٣ ساعات ويخلصها في اليوم، و٣ مهمات وسط من حيث الوقت والمجهود و٥ مهام صغيرين زي إرسال أو الرد على إيميل أومكالمة تليفون، وأهم حاجة البدء بالأصعب إذا أمكن . لو طبيعة شغلك بتخليك تقضي معظم وقتك في اجتماعات يبقى ممكن تقلل من عدد المهام المتوسطة وإذا كان بيطلع لك شغل غير متوقع كل يوم ممكن تحدد مهمة واحدة متوسطة في اليوم و3 مهمات صغيرين وتسيب وقت لمهمتين صغيرين تحسباُ لأي حاجة مفاجأة.
٥. بقيس كل مهمة بتأخد وقت قد إيه
أنا بقيس ده بالدقائق أو الساعات مش بالأيام وبسجل ليه كل مهمة بتحتاج الوقت اللي بتاخده وبكتب ده في نوتة المهام اليومية “To-do List” وكمان في الكراسة الخاصة بالتخطيط، وبراجعها شهرياً عشان المراجعة دي بتساعدنى أعرف إية المشكلة وإني أقدم لنفسي تحدى إنى ممكن أخلصه أسرع أو أحسن المرة الجايه.
٦. بلاحظ مراكز قوتي وأنماط التركيز
وبشتغل على هذا الأساس. أنا حد صباحي و أحسن فترة تركيز لي بتبقى الصبح، فبمخدش اجتماعات الصبح غير نادراً وبشتغل الوقت ده عشان أنتج أحسن، لما بدأت شغل كان أقصى مدة تركيز غير متقطعة عندي هي ٤٥ دقيقة، لما لاحظت ده واشتغلت على تطويره دلوقتي بقيت بركز لمدة ساعتين متواصلين وبناء على ده بقسم شغلي.
٧. بحدد نهاية للمهمة (Deadline)
حتى لو مفيش حد بيراجع ورايا، بطلب حد من الشغل او خارجه مراجعة ال Deadline معايا، وده مش بس علشان نحدد الوقت لكن كمان علشان لو عديت الميعاد أعرف مواطن الضعف عندي كانت إيه وأقدر أقيم صح علشان المرة اللي جاية ماكررش نفس الأخطاء.
٨. باستغل موبايلي والكمبيوتر بأقصى شكل ممكن
أنا باستخدم التكنولوجيا عشان أفضى مخي وأدير وقتي بشكل أحسن، وده من خلال عدد من التطبيقات applications للتذكرة:
- بسجل أي task أو مهمة على Google Calendar وبحمل التطبيق على الموبايل والكمبيوتر وباطلب ارسال تذكرة حسب الاحتياج.
- بستخدم ابلكيشن boomerang علشان تفكرني بالإيميلات اللي ماردتش عليها أو ما اتردش عليا فيها وبرضو لكتابة الإيميلات اللي مش محتاجة أبعتها في ساعتها وبجدولها علشان تتبعت في يوم تاني.
- للتعامل مع أي مهمة، باستخدم ابلكيشن لإدارة المشاريع إسمها Asana، وبتتعامل مع أي عمل حتى لو بسيط زي تصليح العربية على إنه مشروع، والابليكيشن بتساعد ان الواحد يحط لكل مهمة شخص مسئول وبتبعت له ايميل للتذكرة بإيه فات وإيه اللي لسة باقي.
- بستخدام EverNote عشان أكتب أي فكرة تجيلي وبحفظها تحت عدد ملفات محدود عشان ما تتوهش (مثال: ملف للتخطيط، ملف شركاء، ملف المستفيدين..إلخ، ويكون بحد أقصى 5 ملفات في البداية)
٩. "بافصل"
وده بيكون بعد الشغل وفي أجازة نهاية الأسبوع ، وفي الأجازات، مش بفكر في الشغل خالص وده علميا بيساعد على إنتاجية أحسن.
علم الإنتاجية غنى ولو عاوز تتعلم أكتر عنه، بقترح عليك المصادر دي:
- Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify
- The way we’re working isn’t working: Tony Schwartz
- Grit: the power of passion and perseverance | Angela Lee Duckworth
- boomerang،EverNote، Google tasks، Dots planner، غيرهم، Mind mapping
ابتهال طارق